В целях упорядочения документооборота между отделами

Содержание
  1. Организация документооборота
  2. Порядок работы с исходящими документами
  3. Об утверждении Порядка документооборота по контрактам и договорам, Приказ Минкультуры России от 03 февраля 2004 года №183
  4. Порядок документооборота по контрактам (договорам), заключенным по разделу 15 подразделу 02 «Кинематография» (в части производства национальных фильмов)
  5. Приложение N 1. Перечень контрактов, принятых на оплату Управлением бухгалтерского учета и ревизий от Департамента государственной поддержки кинематографии
  6. Приложение N 2. Распределение по исполнителям мероприятий и работ для нужд кинематографии средств федерального бюджета по разделу 15 подраздела 02 ЦСР ВР экономической классификации
  7. Приложение N 3. Изменения к распределению по исполнителям мероприятий и работ для нужд кинематографии средств федерального бюджета по разделу 15 подраздела 02 ЦСР ВР экономической классификации
  8. Приложение N 4. Акт приема-сдачи работ по контракту (договору)
  9. Приложение N 5. Перечень актов сдачи-приемки выполненных работ, принятых Управлением бухгалтерского учета и ревизий от Департамента государственной поддержки кинематографии
  10. В целях упорядочения документооборота между отделами | вы и право
  11. Порядок организации документооборота
  12. Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»
  13. Как упорядочить документооборот?
  14. Основные правила организации документооборота в организации (учреждении)
  15. Упорядочение документов по личному составу

Организация документооборота

В целях упорядочения документооборота между отделами

Документационное обеспечение управления — деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Организация работы с документами включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело [8].

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ [2] установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Документационное обеспечение — важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами [9].

Под объемом документооборота организации понимается количество документов, полученных и созданных организацией за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот салона красоты за последний год, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении салона красоты выделяют три группы документов:

— поступающие (входящие);

— отправляемые (исходящие);

— внутренние.

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 [8], это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности салона красоты, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков:

— бланк салона красоты «Леди Босс» для письма;

— общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.).

Внутренний документ — это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его [8]. Внутренние документы салона красоты по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

— Организационные документы, которые регламентируют деятельность Компании (Учредительное удостоверение, инструкции и т.п.);

— Распорядительные документы, издаваемые директором, его заместителями и администраторами;

— Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Внутренние документы в салоне красоты оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название салона красоты, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в салоне красоты при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 97.

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в салоне красоты осуществляется централизованно администратором.При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно администратор возвращает или пересылает по назначению.Согласно государственным стандартам, первичная обработка должна заканчиваться распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. В организации должен быть список нерегистрируемой документации. В рамках салона красоты входящая корреспонденция не регистрируется, а передается на рассмотрение директору непосредственно.Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно должностным лицам.Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.Порядок прохождения входящих документов представлен в схеме 1.1.
Кто выполняетОперацииАдминистраторЗаместительдиректораДиректорИсполнители
1. Прием документов
2. Вскрытие
3. Сортировка
4. Передача на рассмотрение руководству
5. Рассмотрение руководством
6. Получение от руководства рассмотренных документов
7. Передача на исполнение

Схема 1.1 — Оперограмма движения входящих документов

Порядок работы с исходящими документами

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

— составление проекта документа исполнителем;

— проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

— согласование проекта документа;

— подписание документа руководителем (в необходимых случаях — утверждение);

— регистрация документа;

— отправка документа адресату;

— подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. [2]

После подписания руководителем, исходящий документ передается ответственному лицу для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

порядковый номер документа, включающий номер дела;

адресат (корреспондент);

краткое содержание или заголовок;

отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

исполнитель;

примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

В данном случае в салоне красоты исходящие документы проходят упрощенный режим, в условиях отсутствия службы ДОУ документы готовятся и отправляются администратором. Регистрации документов не проводится, и только сохраняются копии.

Порядок работы с исходящими документами в салоне красоты приведен в схеме 1.2.

Кто выполняетОперацииАдминистраторЗаместитель директораДиректорИсполнители
1. Составление проекта
2. Согласование
3. Внесение изменений
4. Печать
5. Передача на подпись
6 Подписание
7. Отправка

Схема 1.2 — Оперограмма движения исходящих документов

 

Источник: https://studbooks.net/1396609/buhgalterskiy_uchet_i_audit/organizatsiya_dokumentooborota

Об утверждении Порядка документооборота по контрактам и договорам, Приказ Минкультуры России от 03 февраля 2004 года №183

В целях упорядочения документооборота между отделами

В целях упорядочения документооборота по контрактам и договорам, заключенным по разделу 15 подразделу 02 «Кинематография»
приказываю:

1.

Утвердить прилагаемый Порядок документооборота по контрактам и договорам, заключенным по разделу 15 подразделу 02 «Кинематография».

2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Министр
М.Е.Швыдкой

Порядок документооборота по контрактам (договорам), заключенным по разделу 15 подразделу 02 «Кинематография» (в части производства национальных фильмов)

УТВЕРЖДАЮПервый заместительМинистра культурыРоссийской ФедерацииА.А.ГолутваУТВЕРЖДАЮЗаместитель Министракультуры Российской Федерации

В.С.Малышев

В целях обеспечения своевременного выполнения обязательств Минкультуры России по договорам с контрагентами-исполнителями программных мероприятий и работ для нужд кинематографии устанавливается следующий порядок представления документов по разделу 15 подразделу 02 «Кинематография»

1.

Департамент государственной поддержки кинематографии заключает в установленном порядке государственный контракт (договор) в соответствии с решениями Конкурсной комиссии Министерства культуры Российской Федерации и представляет оригинальный экземпляр контракта (с приложениями к нему) в Управление бухгалтерского учета и ревизий в течение трех дней после его соответствующей регистрации.

Ответственный сотрудник Управления бухгалтерского учета и ревизий расписывается о приеме контрактов (договоров) и дополнений к ним в перечне контрактов (приложение N 1), представленном ответственным сотрудником Департамента государственной поддержки кинематографии.

2. Департамент государственной поддержки кинематографии на основании предельных объемов финансирования кинематографии, ежемесячно доводимых Департаментом экономики, распределяет средства федерального бюджета по исполнителям мероприятий и работ.

Распределение средств (далее по тексту — Распределение) (приложение N 2) подписывается руководителем Департамента государственной поддержки кинематографии и утверждается первым заместителем Министра культуры Российской Федерации, курирующим кинематографию. В Распределение включаются только контракты (договора), зарегистрированные в Управлении делами.

На оплату контрактов, зарегистрированных после представления Распределения, составляется дополнение к Распределению на текущий месяц. Включение в Распределение мероприятий без регистрации контрактов (договоров) не допускается.

Указанное Распределение представляется в Управление бухгалтерского учета и ревизий в недельный срок после получения от Департамента экономики предельных объемов финансирования кинематографии.

При производственной необходимости в Распределение вносятся в письменном виде изменения (приложение N 3).

Департамент государственной поддержки кинематографии представляет в Управление бухгалтерского учета и ревизий утвержденные Продюсером и согласованные руководителем Департамента государственной поддержки кинематографии оригинальные экземпляры актов о завершении соответствующего периода производства фильмов.

3.

Управление бухгалтерского учета и ревизий на основании представленных Департаментом государственной поддержки кинематографии вышеуказанных документов в десятидневный срок оформляет в установленном порядке документы для списания с лицевого счета Минкультуры России средств федерального бюджета по разделу 02 раздела 15 в пользу контрагентов и представляет их в орган Федерального казначейства.

4. Для закрытия контрактов (договоров) Департамент государственной поддержки кинематографии представляет оригинальные экземпляры актов сдачи-приемки выполненных работ по завершенным контрактам (приложение N 4).

Указанные акты подписываются сторонами, утверждаются первым заместителем Министра культуры Российской Федерации, курирующим кинематографию, и регистрируются в Департаменте государственной поддержки кинематографии.

Ответственный сотрудник Управления бухгалтерского учета и ревизий расписывается о приеме актов в перечне (приложение N 5), представленном ответственным сотрудником Департамента государственной поддержки кинематографии.

Руководитель Департаментагосударственной поддержкикинематографииС.В.ЛазарукНачальник Управлениябухгалтерского учета и ревизий

Н.С.Куликова

Приложение N 1. Перечень контрактов, принятых на оплату Управлением бухгалтерского учета и ревизий от Департамента государственной поддержки кинематографии

Приложение N 1к Порядку документооборота

по контрактам

N п/пN договораДата договораПередал(подпись)Принял (дата, подпись)

Приложение N 2. Распределение по исполнителям мероприятий и работ для нужд кинематографии средств федерального бюджета по разделу 15 подраздела 02 ЦСР ВР экономической классификации

Приложение N 2к Порядку документооборота

по контрактам

УТВЕРЖДАЮПервый заместительМинистра культурыРоссийской Федерации

А.А.Голутва

Раздел Плана мероприятий Минкультуры России:
N п/пИсполнителиN и дата контракта (договора)Наименование мероприятий (работ)СуммаN п/п(запон.бухгал-тер.)
123456
Итого распределеноXXX
РезервXXX
ВсегоXXX

Руководитель Департамента государственнойподдержки кинематографии

С.В.Лазарук

Приложение N 3. Изменения к распределению по исполнителям мероприятий и работ для нужд кинематографии средств федерального бюджета по разделу 15 подраздела 02 ЦСР ВР экономической классификации

Приложение N 3к Порядку документооборотапо контрактамУТВЕРЖДАЮПервый заместительМинистра культурыРоссийской Федерации

А.А.Голутва

Раздел Плана мероприятий Минкультуры России:

Исключить

N п/пИсполнителиN и дата контракта (договора)Наименование мероприятий (работ)Сумма
12345
Итого исключеноXX

Включить

N п/пИсполнителиN и дата контракта (договора)Наименование мероприятий (работ)СуммаN п/п(запон.бух-галтер.)
123456
Итого включеноXXX

Руководитель

Департамента государственной

поддержки кинематографии

С.В.Лазарук

Приложение N 4. Акт приема-сдачи работ по контракту (договору)

Приложение N 4к Порядку документооборотапо контрактам (договорам)УТВЕРЖДАЮПервый заместительМинистра культурыРоссийской ФедерацииА.А.Голутва

Приема-сдачи работ по контракту (договору) Nот ««г.
Министерство культуры Российской Федерации, именуемое в дальнейшем «Министерство», в лице Руководителя Департамента государственной поддержи
кинематографии Лазарука С.В., действующего на основании Доверенности N
от ««2004 г. с одной стороны, и,
(наименование предприятия)
именуемая (ый) в дальнейшем «Продюсер», в лице директора,
действующего на основании Устава, с другой стороны, подписали настоящий акт о нижеследующем.
1. «Продюсер» полностью выполнил обязательства по,
(наименование работ)
на основании и в соответствии с вышеуказанным контрактом (договором) и сметой к нему.
2. Фактическая стоимость выполненных работ за счет средств Министерства культуры
Российской Федерации (федеральный бюджет) составляетрублей.
(сумма цифрами и прописью)
Справочно:
Фактическая стоимость выполненных работ за счет средств субъекта федерации
рублей и внебюджетных источников
(сумма цифрами и прописью)
рублей.
(сумма цифрами и прописью)
3. Министерством было произведено финансирование работ за счет средств
федерального бюджета в размерерублей.
(сумма цифрами и прописью)
4. Продюсер гарантирует наличие финансовых документов, подтверждающих использование средств Минкультуры России на выполнение перечисленных работ.
5. Стороны взаимных претензий не имеют.
6. Акт составлен в трех экземплярах, один экземпляр — для «Исполнителя», два — для Министерства». Каждый экземпляр имеет равную юридическую силу.

Подписи сторон

Министерство:Продюсер:
С.В.Лазарук

Приложение N 5. Перечень актов сдачи-приемки выполненных работ, принятых Управлением бухгалтерского учета и ревизий от Департамента государственной поддержки кинематографии

Приложение N 5к Порядку документооборота

по контрактам

N п/пN контрактаДата контрактаN актаДата актаПередал (подпись)Принял (дата, подпись)

Текст документа сверен по:рассылка

Источник: http://docs.cntd.ru/document/901888999

В целях упорядочения документооборота между отделами | вы и право

В целях упорядочения документооборота между отделами

Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.

Различают внешний и внутренний контуры документооборота (рис. 3).Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.п.

Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.

Порядок организации документооборота

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 [8], это официальные документы, отправляемые из учреждения. Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности салона красоты, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4.

Внутренние документы в салоне красоты оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название салона красоты, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в салоне красоты при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 97.

Делопроизводственная операция предварительного рассмотрения документов, которая закрепляет основы маршрутизации документопотоков, организуется на основе базового классификатора вопросов и участков деятельности (направлений деятельности и функций) организации.

В связи с тем что распределение обязанностей между сотрудниками организации является организационной основой документооборота, в процессе рационализации работы с документами проводится анализ основных функций и их распределения между исполнителями.

В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосуют члены коллегиального органа.

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

Документационное обеспечение — важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Разумеется, документы по наиболее принципиальным вопросам подписывает руководитель или его заместитель в отсутствие руководителя. С целью упорядочения процедуры подписания документов рекомендуется составлять перечень документов, подписываемых руководством учреждения и руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав грифа утверждения входят слово «утверждаю, наименование должности, личная подпись, расшифровка, дата. Утверждение документов может происходить одним должностным лицом или изданием какого-либо правового акта.

Это процесс, который включает в себя составление, согласование, прием, передачу и отправку документов.

Как упорядочить документооборот?

Следовательно, письменное предупреждение о предстоящем сокращении численности или штата работников в суде будет служить безусловным доказательством того, что работник был извещен о факте сокращения, а трудовые отношения прекратятся с конкретной даты.

Если во время подписания документа отсутствует должностное лицо, указанное в проекте документа, то имеет право подписать документ его заместитель или исполняющий обязанности. В таком случае перед наименованием должности проставляется «и.о.». Категорически запрещается проставлять перед наименованием должности косую черту и предлог «за».

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки.

Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанны непосредственно во входящем документе.

В. Романченко, руководитель проекта по организации единого документооборота ООО «Компания БКС» В прошлой статье [прим ред.

Основные правила организации документооборота в организации (учреждении)

О том, что такое документооборот — его определение, формы, принципы и правила, знание которых поможет в организации работы предприятия.

Документы — это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Сюда относятся подписанные документы, дожидающиеся окончательного введения в силу через заранее оговоренный срок, а также документы, подготовленные к переходу в архив и т.п.

В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность фирмы обязаны хранить не менее пяти лет (Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Данная группа документов одновременно служит источником информации для налоговой отчетности организации, а их отсутствие грозит применением мер административной ответственности.

Упорядочение документов по личному составу

Источник: https://voda-ikar.ru/pensiya/10058-v-celyakh-uporyadocheniya-dokumentooborota-mezhdu-otdelami.html

Yurid-praktika
Добавить комментарий