Порядок регистрации приказов в ооо

Журнал регистрации приказов: виды, порядок оформления

Порядок регистрации приказов в ооо

Последние изменения: Январь 2020

Кадровая внутренняя документация в компании подлежит отдельной фиксации, установленный порядок регламентируется нормативно-правовыми актами. Каждая организация обязана вести журнал регистрации приказов в разрезе направлений и в соответствии со сроками хранения, определёнными для различной документации распорядительного характера.

Виды журналов регистрации

Постановление Росархива от 06.09.2000 года регламентирует механизм учёта и регистрации распоряжений в соответствующих реестрах приказов и распоряжений, специально предназначенных для кадровых документов.

Регистрировать приказы в организации необходимо в специально предусмотренных книгах, не имеющих унифицированной формы, предусмотренной законодательством.

Если форма ведения и регистрации устанавливается организацией самостоятельно, то сроки хранения жёстко регламентированы и составляют от 5 до 75 лет. Представляется целесообразным вести несколько журналов приказов и распоряжений в зависимости от количества времени хранения регистрируемых документов.

Основной документ – журнал регистрации приказов по личному составу, которых нужно иметь как минимум два с соответствующим хранением в течение периодов.

В книге, предназначенной для хранения на протяжении 75-ти лет, фиксируются:

  • приём, увольнение, совмещение должностей и кадровые перемещения;
  • прохождение аттестаций и переаттестаций, курсов повышения квалификационного уровня и переобучения;
  • оплата труда, доплаты и премирование;
  • отпуска за вредные условия труда и время ухода за детьми;
  • длительные служебные командировки внутри страны и за юридической территорией, преимущественно связанные с вредностью.

В книге, хранящейся 5 лет, будет учитываться документация следующего характера:

  • ежегодные отпуска и отпуска, связанные с обучением;
  • кратковременные служебные поездки, учитывая однодневные;
  • дисциплинарные взыскания.

Для фиксирования распоряжений по кадровому документообороту, касающихся не индивидуально работника, а предприятие полностью, предусмотрен журнал учёта приказов по основной деятельности, отражающем издание приказа, касающегося:

  • изменения правил, регулирующих внутренний распорядок;
  • утверждения обновления штатного расписания;
  • назначения работников на руководящие посты;
  • сокращение численности.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности не включает кадровые документы по административно-хозяйственной деятельности, поскольку первые подлежат хранению в течение 75 лет, а вторые – на протяжении 5 лет, для фиксации которых создаётся отдельная книга.

Порядок оформления

Ведение в удобной для предприятия форме не отменяет требования соблюдения правил, предусмотренных для подобной документации. Титульный лист обязан содержать информацию о дате начала внесения записей и окончания.

Для ведения каждой книги назначается ответственный сотрудник, информация о котором размещается:

  • на титульной странице;
  • на последнем листе;
  • в конце каждой страницы при ведении в электронном виде.

Книга принадлежит к документации строгой отчётности, предусматривающей обеспечение сохранности путём предотвращения извлечения или дополнительной вставки новых листов. Страницы пронумеровываются, прошнуровываются и с обратной стороны скрепляются подписью руководителя и печатью организации, дающей возможность зарегистрировать журнал и осуществлять его дальнейшее ведение.

Подтирки, подчистки и замазки специальными средствами категорически запрещены. В случае ошибочного внесения записи она подлежит корректировке путём зачёркивания одной чертой с внесением подписи работника, совершившего ошибку, и внесение правильной записи в ту же графу. Сотрудник, ответственный за ведение, назначается ответственным за хранение.

Как часто необходимо вносить информацию и нужно ли вести журнал ежедневно? Соответствующая информация вносятся по мере формирования распоряжений, а соблюдение выполнения регламентируется внутренними документами, позволяющими проводить проверку в присутствии назначенного ответственного лица.

Регистрация приказов

 

Поскольку стандартного порядка внесения записей в книги нормативными актами не предусмотрено, как заполнять журнал в разрезе граф, решает каждая организация индивидуально. Примерный образец заполнения включает:

  1. Номер, присваиваемый в момент издания. Чтобы правильно вести нумерацию приказов без нумерологических сбоев, целесообразно разработать схему, состоящую из цифр и букв, понятную и наглядную для учёта.
  2. Название распорядительного документа.
  3. Дата формирования, которой считается дата подписания руководителем.
  4. Вид распоряжения, в связи с причиной издания:
    • отпуска;
    • приём или увольнение;
    • внесение изменения в штатное расписание;
    • перевод на другую должность;
    • назначение совмещения.
  1. Информация о сотруднике – виновнике составления.
  2. Краткое содержание, находящееся в преамбуле.

Ведение ряда книг для регистрации кадровой документации упорядочивают документооборот, упрощают поиск конкретного информационного документа вне зависимости от количества регистрируемых распоряжений ежедневно и количества прошедших лет до момента запроса, включая 75-летний период.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны/ Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему:

© 2020 zakon-dostupno.ru

Источник: https://zakon-dostupno.ru/kadrovyie-dokumentyi/zhurnal-registratsii-prikazov/

Список обязательных приказов организации

Порядок регистрации приказов в ооо

Каждая организация обязана издавать ряд распоряжений по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и личному составу. В статье представлены приказы, которые должны быть в организации ежегодно, образцы заполнения и сроки хранения таких документов.

Перечень ежегодных приказов организации.

С учётом приказа Минкультуры РФ № 558 от 25.08.2010 все распоряжения в организации подразделяются на приказы по основной, административно-хозяйственной деятельности и личному составу. В перечень распоряжений по личному составу, которые издаются по мере необходимости, входят:

  • приказы по вопросам приёма на работу, переводу — они относятся к организационным;
  • о наказаниях и поощрениях — такие документы относятся к дисциплинарным;
  • об отпусках, направлении в командировку — регламентные;
  • об установлении надбавок, доплат, окладов — зарплатные;
  • о премиях, поощрениях, вознаграждениях — стимулирующие;
  • вносящие изменения, дополнения, корректировки в уже изданные приказы — технические.

Ежегодные приказы в организации по административно-хозяйственным вопросам включают распоряжения, регулирующие вопросы безопасной эксплуатации зданий, сооружений, внутренней связи, транспортного обслуживания. По всем остальным вопросам выпускают ежегодные приказы по основной деятельности по предприятию. К таким распоряжениям относятся приказы:

  • об утверждении локальных нормативно-правовых актов компании. Например, положения о защите персональных данных, об оплате труда, инструкций по технике безопасности, графиков документооборота;
  • об утверждении учётной политики;
  • об утверждении штатного расписания;
  • о назначении ответственных сотрудников за охрану труда, ведение табеля рабочего времени, за технику безопасности, воинского учёта и так далее;
  • об утверждении нормативов по списанию ГСМ;
  • об утверждении подотчётных лиц за выдаваемые денежные средства;
  • о создании структурных подразделений;
  • прочие приказы.

Какие приказы необходимо обновлять ежегодно.

В начале года некоторые документы нужно переоформить. В законодательстве прямо не указан перечень таких распоряжений. Но существует ряд базовых документов, которые предстоит закрыть или переиздать.

Приказ об утверждении штатного расписания.

Такой ежегодный приказ нужно издать к началу нового календарного года в случае, если компания при его утверждении ограничила срок действия штатки. Например, период действия штатного расписания ограничен сроком в один год.

Приказ об утверждении графика отпусков.

В обязательные приказы в организации на начало года входит распоряжение об утверждении графика отпусков, его утверждают за две недели до начала нового календарного года. Например, в 2019 году перед новым 2020 годом приказ издавался не позднее 17.12.2019.

Приказ об утверждении номенклатуры дел на 2020 год.

В обязательные приказы на предприятии на начало года входит приказ о создании номенклатуры дел, её вводят в действие с января каждого текущего года. В этом году подготовить такое распоряжение необходимо было к началу 2020 года, далее — к началу 2021 года.

Обязательные приказы на предприятии на начало года.

Ни один документ в организации не создают без соответствующего распоряжения руководителя. Список ежегодных приказов по организации соответствует списку распорядительной документации, которую оформляют ежегодно по мере необходимости.

Так, к началу года кадровику необходимо провести проверку многих документов, обратить особое внимание на приказы по утверждению штатного расписания, графика отпусков, номенклатуры дел.

Важно проконтролировать вопрос об утверждении учётной политики на новый календарный год.

Сроки хранения обязательных приказов в организации.

Обязательные приказы по основной деятельности в организации хранят постоянно. К таким распоряжениям относятся приказы о распределении обязанностей между руководителями, о введении в действие нормативно-правовых актов, по отдельным вопросам организации управленческой деятельности.

Постоянно хранить нужно приказы о внесении изменений в штатное расписание, о регулировании и обеспечении финансирования деятельности компании, реализации спецпрограмм, проведении внеплановых проверок, проведении плановых и внеплановых тематических курсов, формировании совещательных органов и так далее.

Обязательные приказы в организации по личному составу хранят на протяжении 75 лет. К таким распорядительным документам относятся приказы о распределении, приёме, перемещении, учёте кадров, о замещении вакантных должностей, сокращении работников.

На протяжении 75 лет нужно хранить приказы об установлении персональных окладов, ставок, надбавок, доплат, о предоставлении отпусков по уходу за ребёнком, об отстранении от работы, временном возобновлении обязанностей, об аттестационных и квалификационных комиссиях, о проведении аттестации.

Приказы о поощрениях работников, о материальной помощи, направлении работников в длительную служебную командировку и в длительную командировку с вредными условиями труда хранят также на протяжении 75 лет.

В течение 5 лет нужно хранить распорядительные документы о направлении работников в краткосрочные командировки, об отпусках, взысканиях, дежурствах, а также распорядительную документацию по административно-хозяйственным вопросам.

Как правильно оформить приказ о приёме на работу

При подготовке распоряжения можно опираться на типовой шаблон приказа о приёме на работу, даже если вы планируете составить приказ в индивидуальной форме. В акт нужно внести следующие данные:

  • наименование работодателя в соответствии с правоустанавливающими документами;
  • код по ОКПО, полученный при регистрации (его можно уточнить в выписке из ЕГРЮЛ (ЕГРИП) или получить онлайн на сайте налоговой инспекции);
  • уникальный порядковый номер приказа;
  • дату составления документа — день издания распоряжения (приказ нельзя датировать ранее, чем был заключён трудовой договор);
  • дату приёма на работу — день, когда работник приступает к выполнению должностных обязанностей;
  • дату расторжения трудового договора, если он срочный (указывается конкретное число или событие, при наступлении которого специалист освобождается от выполнения должностных обязанностей);
  • табельный номер, который присвоен при оформлении сотрудника в штат фирмы;
  • фамилию, имя и отчество специалиста (дублируются сведения из паспорта или другого документа, удостоверяющего личность);
  • структурное подразделение, если вы ранее указывали его в трудовом договоре, должность (специальность или профессия), которая отражена в штатном расписании;
  • информацию о характере трудовой деятельности: разъездной, в пути и т.д., условия трудоустройства: на время отсутствия постоянного работника, по совместительству и т.д.;
  • оклад или тарифную ставку в фиксированном размере (если вы принимаете совместителя или сотрудника на неполный день, в поле с условиями приёма на работу дополнительно указывается: «Оплата согласно отработанному количеству часов»);
  • условия об испытании — по общему правилу срок не может быть больше трёх месяцев для рядовых работников и шести месяцев для руководителей и бухгалтеров;
  • основания для издания приказа (в этом поле нужно ссылаться только на трудовой договор, заявление о приёме на работу, а не на докладные записки).

Внимательно проверяйте соглашение на наличие ошибок. Если вы заполняете его от руки, используйте ручку с чернилами, которые не выцветают, не растекаются. В противном случае при хранении документ может прийти в негодное состояние, поэтому придётся делать его дубликат.

Если вы принимаете на работу нескольких человек, можете заполнить распоряжение сразу на всех. Но учитывайте, что при подписании документа сотрудники увидят тарифную ставку друг друга, длительность испытательного срока и прочую информацию, которая относится к персональным данным.

Скачать пример приказа о приёме на работу.docx

°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•°•

Если вам полезен этот материал, поставьте, пожалуйста, лайк.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/progressive/spisok-obiazatelnyh-prikazov-organizacii-5ecaca710d590b68ff572870

Кадровые приказы

Порядок регистрации приказов в ооо

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации.

В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

  • о приеме на работу (заключение трудового договора);
  • о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
  • об увольнении (прекращение трудового договора);
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
  • о направлении в командировку (длительную зарубежную);
  • о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • о предоставлении отпуска;
  • о направлении в командировку (краткосрочную);
  • о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
  • о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в структуре статьи 6 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения».

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация — это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов.

Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Компания «Кадры в порядке» разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов.  В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения.

На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги — дату окончания.

Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной «Журналы регистрации кадровой документации».

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

  • Форма Т-1. Унифицированная форма приказа о приеме
  • Форма Т-1а. Унифицированная форма приказа о приеме (несколько человек)
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу, без испытания
  • Т-1. Приказ о приеме на сезонную работу
  • Т-1. Приказ о приеме по совместительству
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период нахождения другого сотрудника в отпуске по уходу за ребенком
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период выполнения работ
  • Т-1. Приказ о приеме, срочный, по медицинским показаниям
  • Т-1. Приказ о приеме, возраст до 18 лет, сокращенный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполная рабочая неделя
  • Т-1. Приказ о приеме, неполное рабочее время
  • Т-1. Приказ о приеме, с полной материальной ответственностью
  • Т-1. Приказ о приеме, руководитель и заместители, испытание 6 месяцев
  • Т-1а Приказ о приеме на постоянную работу (несколько сотрудников)
  • Приказ Об аннулировании трудового договора

ПЕРЕВОД

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ 

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

  • Приказ Об изменении фамилии
  • Приказ Об изменении отчества

Ю.Жижериной
«Новое в трудовом
законодательстве»

от 16.06.2020 

При заказе на сумму
от 7 000 рублей
(по Москве в пределах МКАД)

Источник: http://www.HR-OK.ru/content/100prikazov/

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Порядок регистрации приказов в ооо

Обычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно – срок их хранения.

Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов (см. ниже по тексту его фрагмент со статьей 19; далее – Перечень 2010 года).

И увидим, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, тогда как по личному составу, за редким исключением, 75 лет.

И тут же обнаруживается, что Перечень выделяет третий вид приказов – по административно-хозяйственным вопросам, хранить которые предлагается в течение 5 лет.

При этом ни один из российских нормативных актов по ДОУ не содержит информации, касающейся различий между приказами по основной деятельности и приказами по административно-хозяйственным вопросам.

Приказы по личному составу тоже не всегда легко отделить от приказов по основной деятельности.

У делопроизводителей возникает закономерный вопрос: к какой категории отнести тот или иной приказ? Ведь от этого зависят срок, место и условия хранения документа.

Вновь обратимся к Перечню 2010 года. Его раздел 10 целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам. Целесообразно определить круг тем соответствующих приказов на основе этого раздела.

Фрагмент документа

Показать

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)

Перечень к ним относит:

  • соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
  • эксплуатацию зданий, помещений;
  • транспортное обслуживание, внутреннюю связь;
  • обеспечение безопасности организации.

При этом не стоит забывать, что первый пункт данного списка тесно связан с трудовыми отношениями с работниками. Так, если решено привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение упомянутых правил, то приказ об этом уже будет относиться к категории «по личному составу».

Задача приказов по личному составу – отразить решения руководителя, касающиеся кадровой политики организации. Все приказы по трудовым отношениям с работником (работниками), являются приказами по личному составу, они отражают прием, перемещение и увольнение, поощрения и наказания, персональные данные и т.п.

Обратите внимание на один важный момент:

  • До 2013 года многие кадровые приказы составлялись по утвержденным Госкомстатом унифицированным формам (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Если утвержденной формы не было, то такой приказ оформлялся в произвольной форме.
  • Но с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (за малым исключением). В этой ситуации унифицированные формы кадровых документов подпали под общий порядок и более не действуют. Многие организации, понимая, что специалисты по кадровому делопроизводству привыкли к используемым ранее формам, просто утвердили их для дальнейшего применения в своих организациях. Таким образом, данные формы продолжили свою легальную жизнь, только поменяли утверждающий документ в своей «шапке». Мы всем рекомендуем поступить аналогичным образом!

См. статью «Как утвердить формы документов внутри организации?»

А далее в статье речь пойдет только об оформлении приказов по общим правилам, сложившимся для организационно-распорядительных документов. По ней всегда составлялись приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Эту форму в отношении кадровых приказов называли раньше «произвольной» (ведь часть из них и до 2013 года составлялась по ней).

Перечислить тематику приказов по основной деятельности не представляется возможным: она слишком обширна и во многом зависит от специфики деятельности организации. Основные категории таких приказов и примеры к ним мы привели в Таблице 1.

Таблица 1

Основные категории приказов по основной деятельности и примеры к ним

Показать

Таким образом, для определения вида приказа остается метод исключения: если документ составлен не по административно-хозяйственному вопросу и не документирует трудовые отношения с работником или группой работников, то он считается приказом по основной деятельности.

Регламентация создания приказов

Правила создания приказов на федеральном уровне описаны в документах:

Источник: http://www.Delo-Press.ru/articles.php?n=14874

Yurid-praktika
Добавить комментарий