Политика по командировкам пример

Как правильно составить положение о командировках — Audit-it.ru

Политика по командировкам пример

Ирина Атаманова, старший менеджер финансово-экономического отдела компании «ГЭНДАЛЬФ»

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», июль 2017

Отношения между работником и работодателем фиксируются с помощью законодательных актов, а также внутреннего положения о командировках в компании. Разбираем все по пунктам: что следует включить в документ и какие изменения последних лет предстоит учесть.

Зачем нужно внутреннее положение о командировках

Необходимость составления положения о командировках и введения в силу как внутреннего локального документа обусловлена рядом причин важных не только для работодателя, но и для командируемого сотрудника.

С точки зрения работодателя намного проще пользоваться одним единым документом, регламентирующим закрепление видов командировок, характер и величину возмещаемых расходов, специфику отчетности, а также действие различных служб при оформлении командировок и пр.

Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при расчете налога на прибыль или УСН.

С точки зрения работника или совместителя, который направлен в командировку, предоставляются сохранение места работы (должности), сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке, возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов на проезд, наем жилья, суточных и др.).

Для правильного составления положения о командировках необходимо ознакомиться со структурой разделов и выделить главные пункты, которые необходимо зафиксировать в положении.

Структура положения о командировках

Как правило структура положения о командировках включает типичные разделы, но существуют и дополнительные разделы, которые зависят от специфики деятельности того или иного предприятия.

Рассмотрим основные разделы:

  1. общие положения;

  2. порядок оформления служебной командировки;

  3. сроки командировки;

  4. порядок оплаты труда командированных расходов и гарантии при направлении в служебные командировки;

  5. порядок предоставления отчетности, связанной с направлением работников в служебные командировки;

  6. иные пункты, в зависимости от специфики направления компании.

Общие положения:

Данный раздел является водным и содержит перечень основных понятий.

Здесь раскрываются понятие и виды служебных командировок, определяется круг лиц, на которых распространяется действие данного положения.

В трудовом законодательстве установлен запрет на направление в служебные командировки определенному перечню лиц: беременные женщины, работники, не достигшие возраста 18 лет, и иные лица, указанные в ТК РФ.

В данном разделе также можно определить, какие поездки не считаются командировками, например:

  1. служебные поездки работников, должностные обязанности которых предполагают разъездной характер работы (т.е. в течение рабочего дня выезды к клиентам), если иное не предусмотрено локальными или нормативно-правовыми актами;

  2. поездки в местность, откуда работник по условиям транспортного сообщения и характеру работы имеет возможность ежедневно возвращаться к местожительству;

  3. выезды по личным вопросам (без производственной необходимости, соответствующего договора или вызова приглашающей стороны);

  4. поступление на учебу и обучение на заочных отделениях образовательных учреждений высшего и дополнительного профессионального образования.

Оформление служебной командировки

В данном разделе следует установить, какими документами оформляются командировки сотрудников. В компании могут использоваться не только унифицированные формы оформления командировки, но и неунифицированные, принятые в виде официального документооборота внутри компании. В таком случае необходимо зафиксировать в положении обязательные пункты, которые должны содержать:

  1. цель поездки;

  2. ожидаемый результат командировки. Цель и результат необходимы работодателя для понимания целесообразности планируемой командировки;

  3. способ поездки: каким видом транспорта планируется поездка (самолет, поезд, личный транспорт). Указывается, необходимо ли провести заказ и оплату билетов работодателем по безналичному расчету, или командируемый сотрудник будет производить оплату за наличный расчет. Если согласована поездка в командировку на личном автомобиле, то в этом случае прикладывается расчет затрат на ГСМ;

  4. вид проживания: гостиница или съемная квартира;

  5. срок командировки в соответствии с билетами (дата отправления и дата прибытия). Если конечная дата не известна, необходимо указать предполагаемую. Исходя из количества дней производится расчет суточных;

  6. наличие возмещения командировочных расходов за счет клиента. При этом все условия компенсации командировочных расходов должны быть прописаны в договоре с клиентом.

Также необходимо описать порядок документооборота, закрепить определенные обязанности по обработке документов за работниками разных административных служб предприятия.

Основанием для направления в командировку является письменное решение работодателя в виде приказа о направлении в командировку в соответствии с формой № Т-9 (№ Т-9а), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Информация о командировании работника вносится в журнал внутрифирменного учета служебных командировок.

Необходимо заметить, что журналы регистрации командированных работников теперь необязательны. Однако работодатель может продолжать вести эти журналы, если принял решение и далее использовать эти формы.

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/account/stuff/a60/921295.html

Политика по командировочным расходам (стр. 1 )

Политика по командировкам пример

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4

Расходы Политические организации Командировочные расходы

Политика

по командировочным расходам

версия __

Уровень доступа: Общий

Лист согласования

Политика  по командировочным расходам

версия __

РАЗРАБОТЧИКИ

СОГЛАСОВАНО

История документа

Наименование документаПолитика  по командировочным расходам
Разработчик (исполнитель), Соразработчики
Руководитель структурного подразделения, ответственного за разработку документа
Предназначено для руководства в работе
Список документов, отменяемых вводом текущего документа

История изменений

Оглавление

1.        Общие положения        6

1.1.        Цель        6

1.2.        Область применения        6

1.3.        Для кого предназначен документ        6

1.4.        Ссылки на другие документы        6

1.5.        Сокращения        7

1.6.        Термины и определения        7

1.7.        Перечень участников процесса их ответственность и функции        8

2.        Общие определения и понятия        9

3.        Порядок оформления служебных командировок        10

3.1.        Срок и необходимость командировки        10

3.2.        Служебное задание        10

3.3.        Приказ о направлении Работника в командировку        11

  3.3.1  Согласие на обработку персональных данных………………………………………… …….…11

3.4.        Командировочное удостоверение        11

3.5.        Суточные        11

3.6.        Получение денежных средств        11

3.7.        Приобретение билетов и оплата проживания        12

3.8.        Визы и полисы страхования        12

3.9.        Порядок действий перед выездом в командировку        12

3.10. Порядок действий по возвращении из командировки        13

4.        Порядок заказа билетов и бронирования гостиницы        13

4.1.        Командировки, связанные с групповыми мероприятиями (обучение/корпоративные мероприятия)        14

5.        Срок командировки        14

5.1.        Срок командировки        14

5.2.        День выезда и приезда        14

6.        Отмена командировки        15

7.        Проезд к месту командировки        15

7.1.        Использование личного автотранспорта        15

8.        Прочие поездки, связанные с командировкой        16

9.        Процедура возврата билетов        17

9.1.        Авиабилеты        17

9.2.        Железнодорожные билеты        18

9.3.        Вынужденный возврат билетов        18

10.        Бронирование гостиницы        19

11.        Прочие расходы        19

12.        Отчетные документы по командировочным расходам        20

13.        Процедура проверки и принятия авансового отчета.        21

14.        Перечень уполномоченных лиц Компании, осуществляющих подписание документов, связанных с командировками.        22

15.        Приложения:        23

15.1.        Приложение 1. Перечень командировочных расходов и подтверждающих их документов        23

15.2.        Приложение 2. «Все данные»: Форма T-10а «Служебное задание», «Командировочное удостоверение»        23

15.3.        Приложение 3. Форма Т-9 «Приказ о направлении работников в командировку»        23

15.4.        Приложение 4. Заявка на организацию служебной поездки. Групповое заселение …………23

15.5.        Приложение 5.  Лимиты        23

15.6.        Приложение 6. Суточные        23

15.7.        Приложение 7. Авансовый отчет (Форма)        23

15.8.        Приложение 8. Путевой лист        23

15.9.        Приложение 9. Заявка на заказ  корпоративного автомобиля        24

О бщие положения

1.1  Цель

Целью настоящей Политики является:
    Регламентация процесса учета командировочных расходов:

— документооборот при направлении Работника в командировку,  — порядок оплаты командировочных расходов,  — требования отчетности по командировочным расходам.

    Описание процессов и определение ответственных исполнителей

1.2 Область применения

Настоящий документ:
    Содержит перечень правил документального оформления направления Работника в командировку, порядок согласования командировок,  утверждения отчетов по результатам командировки, перечень командировочных расходов и требований по их документальному оформлению, принципам оптимизации командировочных расходов. Распространяется на всех сотрудников Компании.

1.3 Для кого предназначен документ

Документ обязателен для исполнения всеми Работниками Компании. Владельцем данного процесса является Административный отдел.

1.4 Ссылки на другие документы

Постановление Правительства РФ

Постановление Правительства РФ «Об особенностях  направления работников в служебные командировки»

Политика по административно-хозяйственным расходам 

1.5 Сокращения

СокращениеРасшифровка
1.АОАвансовый отчет
2.ДЗБДепартамент защиты бизнеса
3.Компания
4.ОВАОтдел внутреннего аудита
5.ЦОЦентральный офис

1.6 Термины и определения

ТерминОпределение
Авторизованное лицоРаботник Компании, который имеет право подавать заявки в корпоративное агентство для заказа билетов и бронирования гостиницы —  специалист  Административного отдела по организации деловых поездок
АгентствоКомпания, занимающаяся бронированием гостиниц и прокатных автомобилей, продажей и доставкой авиа, железнодорожных билетов.
Держатель бюджетаРуководитель структурного подразделения, отвечающий за планирование и выполнение бюджета
КомандируемыйРаботникРаботник Компании, направляемый в служебную поездку, командировку
Специалист по организации деловых поездокСпециалист Административного отдела, отвечающий за организацию командировок, обеспечение Работников проездными билетами и гостиницами
Функциональный руководительРуководитель функционального направления — руководитель структурного подразделения

1.7 Перечень участников процесса их ответственность и функции

Участник процессаОтветственность(Обязанность)Функции
Административный отдел ЦО/Администра тивный менеджерЗа своевременный заказ проездных документов и гостиниц для командированных Работников, в рамках бюджета и, соблюдая предельные нормы возмещения расходов на проезд и жилье.Контроль организации процесса
    Контроль соблюдения бюджета Заказ проездных документов и гостиниц в корпоративном туристическом  агентстве Оформление виз и медицинского страхования при зарубежных командировках. Контроль корректности выставленных счетов от корпоративного туристического агентства
Авторизованное лицоЗа своевременный заказ проездных документов и гостиниц для командированных сотрудников, соблюдая предельные нормы возмещения расходов на проезд и жилье
КомандируемыйРаботникЗа своевременность оформления командировочных документов, выполнение поставленных целей командировки, экономическую целесообразность произведенных расходов, своевременный отчет и расчет по результатам командировки
    Оформление\контроль оформления документов на командировку Планирование командировок наиболее экономичным способом Оформление Служебного задания, расчет по результатам командировки Оформление необходимой отчетности по результатам командировки Своевременное предоставление в бухгалтерию авансовых отчетов с подтверждающими первичными документами
Менеджер по персоналу (ЦО)За своевременность оформления Приказа о направлении работника в командировку
    Своевременное оформление Приказа о направлении работника в командировку
Ответственный бухгалтер отдела учета расходовЗа своевременную обработку предоставленных командировочных отчетов
    Своевременная обработка предоставленных отчетов и подтверждающих документов по командировочным расходам Проверка наличия подотчетных сумм при согласовании задания на расход. Формирование актов сверки расчетов с подотчетным лицом Проверка задолженности и своевременное начисление суточных
Старший делопроизводитель (регионы)За своевременность оформления Приказа о направлении работника в командировкуЗа офорление согласия от Работника на обработку и передачу в Агентство  персональных данных
    Своевременное оформление Приказа о направлении работника в командировку Своевременное оформление согласия Работника на обработку и передачу в Агентство персональных данных
Функциональный руководительЗа целесообразность, обоснованность расхода денежных средств на командировки, продолжительность командировки, ее результативность
    Планирование командировочных расходов Организация оформления направления Работников  в командировку Проверка результатов командировки Утверждение отчетов по результатам командировки

Общие определения и понятия

  Командировки необходимо планировать в соответствии с бюджетом подразделения на текущий период.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4

Подпишитесь на рассылку:

Поиск

Вики

Архив

Мир

Юриспруденция

Финансы

Политика

Источник: https://pandia.ru/text/80/556/1218.php

Положение о командировках образец 2020 скачать бесплатно

Политика по командировкам пример

Часто компании или предпринимателю для осуществления своей хозяйственной деятельности требуется направлять своих работников в другую местность для выполнения поставленных перед ними служебных заданий.

Как это делать и как производить оформление данного мероприятия определяется на законодательном уровне.

Рекомендуется каждому субъекту хозяйствования для регулирования данного вопроса также разрабатывать в организации Положение о командировках.

Для чего необходимо положение о командировках

Положение о служебных командировках представляет собой локальный документ нормативного характера, в котором определяются основные правила по оформлению и порядок направления в командировку сотрудников компании..

Данным документом законодательные нормы детализируются внутри компании, путем адаптации законодательства к особенности деятельности компании.

Главное требование, предъявляемое к этому положению, заключается в том, что его нормы не должны находиться в противоречии с норматива законодательства, и тем более ухудшать положение физлица, направленного в командировку, по сравнению со стандартами, определенными законами.

Внимание: малому бизнесу предоставлена возможность не создавать локальные нормативные акты хозяйствующего субъекта. Однако, за ними предусмотрена обязанность отражать данные вопросы в оформляемых с работающими в компании трудовых соглашениях.

Данное правило требует серьезных затрат времени в условиях, когда численность работников значительна. Поэтому рекомендуется даже для предприятий малого бизнеса составлять положение о направлении работников в командировку.

Тогда в трудовых соглашениях, представители организации могут просто размещать ссылку к данному локальному документу.

Внимание: основная роль Положения по командировкам заключается в урегулировании вопросов между администрацией фирмы и работающими в организации людьми при возникновении спорных ситуаций.

Помимо этого Положение является одним из основополагающих документов при определении экономической целесообразности произведенных расходов и включении их в расчет базы по налогу на прибыль.

Кто составляет

Положение о командировках не относится к обязательным нормативным актам компании, которые обязательно должны присутствовать у нее. Все организации и предприниматели имеют право разрабатывать этот документ ориентируясь на потребности фирмы.

Если в организации не разрабатывается данный акт, его положения могут быть включены в Правила внутреннего распорядка, Коллективный договор, Положение по оплате труда.

Нормативы законодательства определяют, что положения по регулированию направления в служебную поездку работников должны существовать, но не устанавливают в каком из существующих локальных актов.

Внимание: малые предприятия могут вообще отказаться от составления Положения, включая сведения по урегулированию данных вопросов в подписываемые с сотрудниками трудовые контракты. Однако, для этих субъектов выгоднее составлять отдельные нормативы.

Положения по командировкам желательно разрабатывать тем субъектам хозяйствования, которые довольно часто отправляют своих сотрудников в командировки. Тогда все необходимые нормы будут собраны в одном акте, что является очень удобным.

Что содержит документ

Рассмотрим подробнее какие вопросы включаются в Положение по командировкам.

Общие положения

Основным документом, который содержит основные правила и принципы оформления командировок, является положение №749. Потому в данном Положении лучше всего описать те моменты, которые прямо не оговорены и устанавливаются на усмотрение работодателей.

Например, будет ли считаться командировкой поездка надомного работника к своему работодателю, либо на основании каких условий однодневная поездка будет считаться командировкой.

Правило оформление командировок

Изменения в законодательных актах теперь не требуют, чтобы при отправлении в поездку на сотрудника были составлены служебное задание или командировочное удостоверение.

В настоящее время основным документом, который определяет служебные поездки, является приказ о командировке. Однако, если компания будет продолжать использование указанных бланков, то это необходимо зафиксировать в данном разделе.

Здесь же можно указать, допустимо ли производить продление поездки, либо, наоборот, сокращение ее срока — нужно описать при каких условиях это можно сделать, и как оформить документально.

Внимание: обязательно описывается процедура, согласно которой определяется длительность поездки. На основании этих данных затем производится расчет суточных к выдаче.

Еще один момент, который можно включить в этот раздел — на каких условиях командированного работника можно привлечь к выполнению обязанностей в выходной день.

Компенсации и гарантии командируемым сотрудникам

Субъект бизнеса имеет право сам закрепить, какие именно расходы будут возмещаться после возвращения сотрудника из служебной поездки. Также здесь необходимо указать, каким образом работник должен подтвердить, что расходы были правомочны.

Компания может для разных должностей закреплять разные размеры оплачиваемых расходов.

В данном разделе можно описать следующие моменты:

  1. Какой тип транспорта сотрудники разных должностей могут использовать, чтобы добраться до места командировки и уехать из него;
  2. В каких условиях работник может пользоваться авиатранспортом;
  3. Какая может быть максимальная сумма оплаты за жилье в сутки (этот показатель можно устанавливать для каждой должности отдельно);
  4. Работники на каких должностях могут пользоваться услугами повышенной комфортности — перелет бизнес-классом, люкс-номера в гостинице и т. д.
  5. Может ли работник использовать в служебной поездке личный транспорт и как будет производиться компенсация расходов;
  6. Можно ли использовать такси в служебных поездках;
  7. Какие документы принимаются для отчета по каждому виду произведенных расходов.

В этом же разделе можно описать сумму суточных, которая будет выделяться для сотрудников разных должностей. Допускается установить разные суточные для дальних поездок и на ближние расстояния.

Внимание: отдельно должен быть описан процесс выдачи и списания суточных при командировках в иностранные государства. Для каждой страны можно закрепить свой размер суточных, стоимости жилья и т.д.

Такой раздел нужно обязательно включать в положение, поскольку именно в нем будет указываться каким образом сотрудники могут получать деньги подотчет, а затем как именно они должны отчитаться о понесенных расходах.

В разделе оговариваются следующие моменты:

  • В какое время работник, который едет в служебную командировку, должен получить средства подотчет;
  • Каким именно образом и за какой промежуток времени после возвращения из поездки работник должен оформить отчет по помеченным во время нее расходам.

Порядок утверждения

Положение по командировкам относится к числу внутренних нормативных актов компании. Поэтому, оно не закреплено как обязательное к применению. Но если субъект бизнеса принимает решение об использовании данного документа, необходимо соблюдать строгую процедуру по вводе его в действие.

Если в компании есть сформированный орган профсоюза, то проект положения необходимо обязательно отправить туда для проведения согласования. Если же органа такого нет — то данный шаг пропускается.

Затем документ требуется ввести в действие.

Это можно осуществить одним из следующих способов:

  1. На Положении проставляется гриф «Утверждаю» с отметкой руководящего лица. Если согласование документа производилось с иными должностными лицами, то тогда нужно предусмотреть аналогичные графы и для них.
  2. Составляется специальный распорядительный акт – приказ об утверждении положения о командировках. В нем обычно описывается при наступлении каких условий либо какой даты данное положение начинает действовать. На обложке документа тогда необходимо поставить гриф «Утверждено» и вписать информацию о приказе, которым он был принят.

Важно: после того, как Положение начало действовать, с его текстом обязательно нужно ознакомить всех работников субъекта бизнеса. Обязательно нужно зафиксировать факт ознакомления путем составления опросного листа, либо проставления подписей в специальном журнале.

КомандировкаЛокальные нормативные акты

Источник: https://litebuh.ru/dokumenty/polozhenie-o-komandirovkah.html

Пример написания учетной политики по вопросу командировочных расходов (В. Проскурина, 2 августа 2013 г.)

Политика по командировкам пример

В. Проскурина, сертифицированный бухгалтер-практик, САР

ПРИМЕР НАПИСАНИЯ УЧЕТНОЙ ПОЛИТИКИ ПО ВОПРОСУ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

Пример заполнения учетной политики по вопросу командировочных расходов

. В пункте 57 Правил ведения бухгалтерского учета, приведены требования к учету подотчетных сумм. Там говорится следующее:

«Подотчетные суммы выдаются только сотрудникам субъекта.

Учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника. Учет наличных денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется учетной политикой субъекта, при этом в зависимости от назначения устанавливаются сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств.

Авансовый отчет подписывается руководством субъекта и сдается в бухгалтерскую службу, которая обеспечивает своевременность сдачи авансового отчета и оставшихся в подотчете наличных денежных средств».

В учетной политике организации в разделе «Учет расчетов с дебиторами» помещаются принятые субъектом правила и требования в отношении подотчетных сумм.

Так как отчет по командировочным расходам является отчетом работника за подотчетные суммы, выданные в связи с командировкой, — рассмотрение порядка оформления документов по командировочным расходам относится к сфере дебиторской задолженности работника по подотчетным суммам.

Рекомендации. Учетная политика организации является документом длительного действия, а вопросы по нормированию затрат на командировочные расходов — можно изменять, в пределах законодательных норм, хоть каждый год.

Поэтому, по-моему мнению, в учетной политике целесообразно бы было отметить, что нормы затрат на командировочные расходы принимаются в соответствии с внутренними Правилами для подотчетных лиц.

Правила, как любой внутренний нормативный документ, должны быть утверждены первым руководителем (или его приказом) и доступны для ознакомления с ними заинтересованных (подотчетных) лиц.

В учетной политике в разделе «Учет расчетов с дебиторами» в одном из пунктов, описывающих порядок учета отдельных видов дебиторской задолженности, который относится к дебиторской задолженности подотчетных лиц, можно записать:

« (нумерация пункта или подпункта) Учет дебиторской задолженности по подотчетным суммам ведется на счете:

1251 «Краткосрочная дебиторская задолженность по подотчетным суммам»

Выдача денежных средств в подотчет и порядок отчета за полученные подотчетные суммы ведется в соответствии с «Правилами для подотчетных лиц», утвержденных Генеральным директором ТОО. (Приложение № —).

«Правила для подотчетных лиц» являются документом, срок действия которого ограничивается одним отчетным годом. Ежегодно Правила пересматриваются и переутверждаются»

В Правила для подотчетных лиц можно поместить информацию:

— о порядке получения подотчетных сумм через кассу или карточный счет организации;

— об установленных сроках отчета за подотчетные суммы;

— о принятом порядке оформления первичных документов, прилагаемых к авансовому отчету командированных работников;

— о принятых нормах суточных, выплачиваемых работникам за каждые сутки нахождения в командировке;

— прочие требования, которые администрация работодателя хочет предъявить к порядку оформления первичной документации по учету подотчетных сумм.

Ниже приведена схема — шаблон «Правил для подотчетных лиц»

Приложение № ____

К Учетной Политике ТОО «———-»

от ___ _________20__ года

Утверждены приказом Генерального директора

ТОО «—————» от «__»_______ 20__г. № ___

Правила для подотчётных лиц
Товарищества с ограниченной ответственностью
«—————————»

Приобретение необходимых товарно-материальных ценностей для нужд деятельности ТОО за наличный расчет, оплата наличными за аренду помещений, оплата за оказанные услуги поставщикам и подрядчикам наличными деньгами, оплата командировочных расходов, — производится через подотчетные суммы.

Подотчетная сумма — это деньги, полученные из кассы ТОО или со специального карточного счета ТОО для оплаты по вышеперечисленным целям.

Подотчетные суммы из кассы выдаются строго подотчетным лицам, с которыми заключены договоры о материальной ответственности. Любой сотрудник, с которым заключен Договор о полной материальной ответственности, имеет право брать деньги в подотчет.

Порядок получения подотчетных сумм и процедуры составления отчетов по расходованию этих средств регулируются настоящими Правилами.

1. Для получения денежных средств в подотчет из кассы, подотчетное лицо расписывается в Расходном кассовом ордере (РКО) за полученную сумму, которую обязан израсходовать строго на те цели, на которые он их получил.

Предварительно, на РКО необходимо получить разрешительную подпись у Генерального директора ТОО или его заместителя, и подписать у главного бухгалтера.

По РКО, не имеющих хотя бы одну из вышеперечисленных подписей, денежные средства не выдаются.

2. Для получения денежных средств с карточного счета … (описывается принятый порядок получения наличных подотчетных сумм с картсчета организации)

3. При получении денег на командировочные расходы, необходимо наличие приказа руководителя ТОО, в котором указываются:

— место командировки;

— срок командировки;

— если к месту командировки сотрудники отправляются на личной или служебной автомашине, — это должно быть отражено в Приказе.

4. Бухгалтер производит расчет авансовой суммы на командировочные расходы, исходя из стоимости расходов на проезд, приблизительной стоимости расходов на проживание, суммы суточных.

На 20___ год утверждаются следующий размер суточных за каждый день пребывания работника в командировке:

— при командировании работника в г.Астана — 12 000 тенге;

— при командировании работника в областные центры РК — 9 000 тенге;

— (и так далее, перечисляются все виды норм суточных расходов. Можно не делать градацию размера суточных, а утвердить единую норму. Можно сделать различные нормы суточных, исходя от административной должности работника: первый руководитель, его заместители, начальники отделов и т.д.)

5. Полученная сумма является на ответственности подотчетного лица.

Что значит «на ответственности»?

Это значит то, что если подотчетное лицо не представит в бухгалтерию оправдательных документов, подтверждающих расход денег,- эта сумма (или её остаток) будет удержана из заработной платы подотчётного лица, как аванс, полученный в счёт зарплаты.

Какие документы признаются оправдательными?

5.1. По командировочным расходам:

— проездные документы (билеты, оплата за бронь), подтверждающие расходы на проезд к месту командировки и обратно;

— документы, подтверждающие расходы на наем жилого помещения и за бронь;

— отчет о выполнении задания по командировке, утвержденный Генеральным директором ТОО или уполномоченным лицом.

5.2.Фискальный кассовый чек с приложением товарного чека, или счета-фактуры и расходной накладной. Если Вы закупали в магазине и в чеке нет их расшифровки закупленных запасов, то должна быть Вами выписана внутренняя приходная накладная, которая прилагается к фискальному чеку.

5.3. Товарный чек, ксерокопия свидетельства ИП и ксерокопия патента (срок действия патента не должен быть просроченным), если Индивидуальный Предприниматель применяет специальный налоговый режим — по патенту.

Вышеперечисленные оправдательные документы подтверждают:

А. Ваш расход денег

Б. Факт оплаты корпоративного (индивидуального) налога продавцом.

Если по документам, приложенным к авансовому отчету, не видно, что продавец уплатил или платит налог на прибыль (к таким документам относится расписка о получении от Вас денег за что-то, просто товарный чек без приложения фискального чека или копии патента),- то эта ситуация, по налоговому кодексу РК, расценивается как операция по получению продавцом прибыли у источника выплаты (то есть у ТОО через Вас) и подлежит обложению Индивидуальным подоходным налогом. Причём, сумма полученная продавцом, считается как сумма после удержания налогов.

Налоги, начисленные на подобные суммы, являются прямым материальным ущербом, который нанесён подотчётным лицом ТОО, то есть он залез в кассу ТОО без спроса, — украл.

(Практическая рекомендация: Вначале узнайте, могут ли поставщики услуг, которых Вы собираетесь привлечь для их оказания, выдать вышеуказанные документы. Не верьте на слово. Убедитесь лично, что фирма или ИП зарегистрировано и платят налоги. Если же нет, то ищите другую фирму, даже если поджимают сроки. В любом случае для Вас это будет «дешевле»).

6. Срок сдачи отчётных документов, указанных в п.п. 5.1., 5.2., 5.3. в бухгалтерию составляет не более 7 (семи) календарных дней после получения денег в подотчет.

7. В конце месяца бухгалтер на основании полученных от подотчетного лица документов, составляет Авансовый отчет, который, после своей личной подписи, отдает временно на руки подотчетного лица для подписания во всех инстанциях:

— личная подпись подотчетного лица;

— подпись руководителя отдела или другого уполномоченного лица о целесообразности произведенных расходов;

— подпись главного бухгалтера о проверке и представлении суммы к утверждению;

— подпись генерального директора или его заместителя об утверждении Авансового отчета.

8. Все, что приобретено на подотчетные деньги, заносится в приход на подотчетное лицо и числится до момента оформления документов на списание товарно-материальных ценностей или их передачи в подотчет другого подотчетного лица.

9. Списание оформляется АКТОМ на СПИСАНИЕ, передача оформляется ВНУТРЕННЕЙ НАКЛАДНОЙ на ПЕРЕМЕЩЕНИЕ. (Бланки документов формируются программой 1:С БУХГАЛТЕРИЯ).

Главный бухгалтер

ТОО «——————» __________________ ( ________________ )

Текст правил не является строгим шаблоном. Правила могут быть описаны и более кратко и более расширенно. В документе может быть включены любые внутренние правила и требования по оформлению первичной документации по учету подотчетных сумм.

Источник: https://online.zakon.kz/Document/?doc_id=31426628

Как составить положение о командировках

Политика по командировкам пример

Положение по командировкам — это локальный нормативный акт организации, в котором содержатся все правила направления в служебную поездку, принятые именно в организации. Обязательно ли оно, нужно ли его пересматривать в связи с принятием новых законов и каков лимит расчета суточных? Какие дополнительные издержки несет компания при командировании работников?

Такой локальный нормативный акт организации, как положение о направлении в командировку, является необязательным. Оно нужнее для урегулирования отношений между компанией, командируемым и отделами, которые причастны к оформлению и расчету затрат на служебную поездку.

То есть отдельно разрабатывать регламент по командировкам как локальный акт необязательно, допустимо включить нормы о служебных поездках, например, в правила внутреннего трудового распорядка, а суточные лимиты утвердить приказом.

Об этом идет речь в статье 168 Трудового кодекса, но мы все же остановимся подробнее на разработке такого локального акта, так как его наличие делает оформление поездок более простым и удобным.

Что такое командировка

Разберемся, как определяется этот термин в Трудовом кодексе РФ. Командировка — это поездка работника компании для выполнения служебного поручения вне постоянного места осуществления трудовой деятельности (часть 1 ст. 166 ТК РФ).

Отправка осуществляется на основании распоряжения работодателя с выдачей служебного задания. Если сотрудник занимает должность, которая подразумевает постоянное выполнение трудовых обязанностей в отъезде, это не служебная поездка (это разъездная работа).

На время командировки за работником сохраняется его должность, рабочее место, заработная плата.

Может ли работник отказаться от поездки

По общему правилу, трудовое законодательство (ст. 166 ТК РФ) не обязывает спрашивать у сотрудника согласие на любую командировку (по России или за рубеж). Но ТК РФ установлен ряд ограничений для отдельных категорий работников.

Нельзя отправлять в командировку:

  • женщин в период беременности;
  • сотрудников в возрасте до 18 лет (исключение — творческая деятельность);
  • лиц с инвалидностью, если поездка прерывает реабилитационные мероприятия;
  • трудящихся, с которыми заключен ученический договор;
  • зарегистрированного кандидата во время проведения выборов.

Также существует перечень граждан, служебная поездка для которых допустима только при вручении уведомления-направления и с их письменного согласия.

Если сотрудник, которого разрешается направить в служебную поездку только с его письменного согласия, отказывается, то командировать его принудительно нельзя.

Также у работника могут появиться веские основания для переноса или даже отмены поездки, тогда руководитель вправе отменить распоряжение. Но это уже право руководителя, а не обязанность.

Разрабатываем положение на 2020 год

Практически все нюансы направления работника в служебную поездку содержит правительственное постановление 749 о командировках с изменениями 2020 года от 13.10.2008.

Кардинальные изменения в сторону упрощения оформления этого рабочего момента вносились в законодательство в 2015 году, когда законодатель упразднил обязательность оформления командировочных удостоверений и служебных заданий.

Хотя многие организации и предприятия и по сей день используют эти формы при направлении работника в командировку, скорее, для удобства ведения внутренней отчетности, тем более что документы, наряду с приказом о направлении в командировку, автоматически формируются из программ кадрового учета.

Включите в документ оговорку о возможности отмены служебных поездок из-за чрезвычайных ситуаций. На фоне эпидемии коронавируса отменяются поездки за границу.

Для разработки актуального локального акта используйте пример положения о командировках 2020, но учтите, что образец внутреннего документа другого предприятия содержит индивидуальные особенности, ограниченные или расширенные права. При разработке локальных актов необходимо обращаться к первоисточнику — в нашем случае возьмите за основу правительственное постановление № 749.

Обычно положение состоит из нескольких разделов и является достаточно объемным документом. В частности, учитывают:

  • общие положения;
  • порядок направления работников в служебные поездки;
  • лимит сроков такой поездки;
  • правила продления срока;
  • случаи отзыва командированного работника;
  • гарантии при направлении в командировку;
  • размеры и порядок возмещения командировочных расходов.

В каждом из этих разделов важно учесть все нюансы. Например, положение для бюджетного учреждения может начинаться так:

Из этого образца видно, что утверждает положение руководитель организации: предусмотрено поле для его личной подписи и даты утверждения. Одним из основных разделов этого локального акта является раздел о порядке предоставления отчетности, связанной с направлением в служебную поездку. В нем желательно сразу прописать такое правило:

Командированный работник в течение 3 рабочих дней после возвращения обязан предоставить документы, подтверждающие целевое расходование выданных средств.

Кроме того, при составлении положения обязательно конкретизируют статьи командировочных трат, которые организация готова компенсировать сотруднику. Например:

ООО «PPT.ru» возмещает командированным работникам затраты на питание в размере не более 1 тысячи (1000) рублей в сутки.

Кто разрабатывает положение о командировках

Утверждает локальный акт руководитель, а вот к его разработке привлекают нескольких сотрудников одновременно:

  • специалист отдела кадров пропишет основные организационные моменты;
  • главбух внесет в документ пункты, касающиеся оплаты;
  • юрист проверит положение на соответствие действующему законодательству.

Для внесения в документ отдельных аспектов привлекают и иных специалистов.

Изменения в законодательстве

В связи с изменениями в законодательстве работодателю необходимо своевременно пересматривать локальные нормативные акты, в том числе положение о направлении в служебные поездки.

Целью пересмотра может быть сокращение дополнительных финансовых нагрузок на бизнес в ситуации, когда государство принимает законы, ведущие к увеличению налоговых отчислений и страховых взносов в соответствующие фонды.

Источник: https://ppt.ru/forms/komandirovka/polojenie

Yurid-praktika
Добавить комментарий