Когда пишется уважаемый в деловых письмах

Речевой этикет в деловой переписке

Когда пишется уважаемый в деловых письмах
Этикет — это установленный порядок поведения. Такой порядок в сфере делового общения называется деловым этикетом. В его основе лежат правила:

  • Уважение чужого мнения.
  • Уважение, вежливость и доброжелательность по отношению к деловому партнеру. 
  • Умение отказывать, не задевая чувств делового партнера.
  • Самокритичность, умение признавать свою неправоту.
  • Умение аргументированно отстаивать свое мнение в спорах. 
  • Субординация: соблюдение дистанции между сотрудниками, которые занимают разное положение в иерархии компании.

В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов:

  • Формате аргументации. 
  • Способах обращения. 
  • Способах выражения просьб, отказов, претензий.
  •  

Они помогают достигнуть коммуникативной цели. в то же время демонстрируя уровень культуры автора послания. 

В деловой переписке использование этикетных средств, формул носит регламентированный характер. Первая формула проявления этикета — это обращение к личности адресата для налаживания контакта, привлечения внимания. 

Обращение — важная часть коммерческой переписки. Сейчас его используют и в служебной переписке, когда нужно обратиться непосредственно к должностному лицу. 

Обращение в деловой переписке 

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является «Уважаемый господин [Фамилия]!», «Уважаемая госпожа [Фамилия]!»

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, возможно обращение с указанием должности и без фамилий: 

«Уважаемый господин министр!», «Уважаемый господин президент!» 

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени  и отчеству: «Уважаемый Владимир Андреевич!». При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение «Уважаемые коллеги!». Если текст документа начинается с личного обращения к адресату, правила делового этикета требуют в конце текста, перед подписью, заключительную формулу вежливости «С уважением». 

Согласно традициям отечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений принята форма выражения от первого лица множественного числа: 

«Предлагаем Вашему вниманию новую линейку продукции», «Напоминаем, что дата окончания работ изменилась». 

Формула обращения от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, приглашаю) используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках официальных лиц. 

Тональность писем и этикетные средства

Тональность деловых писем должна определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, сила его воздействия зависит от выбранной формы и стиля письма. Потому что убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка. Во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между организациями. 

Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Например, отказ, смягченный формулами вежливости, оставляет открытой возможность дальнейшего сотрудничества: 

«На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе». «Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что в конечном счете приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству». 

Это отказ, но в вежливой, корректной форме.

В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность: 

«Если рассматривать долю продукции Вашего предприятия в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, около 7%». «К сожалению, мы не можем предложить вам эту марку, так как она находится в стадии переработки». 

В мировой практике и в российском деловом письме признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, своевременный ответ. 

Этикетные модели выражения радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности не просто украшают текст делового послания, лишая его привычной сухости, но и создают определенную тональность восприятия, влияют на отношение адресата к сообщению: 

«С удовольствием приглашаю Вас принять участие в …», «Имею честь пригласить Вас…», «Мы были бы рады видеть Вас на…». 

Но следует исключить так называемую ложную вежливость,которая отталкивает деловых партнеров. Выражения вроде «Будьте так любезны», «Не откажите в любезности сообщить» и им подобные неуместны в деловых письмах. Также недопустимы в коммерческом информационном письме устойчивые обороты разговорной речи, нарушающие тональность: 

«Приносим извинения за вновь причиненное беспокойство. Но к сожалению, в банке очередное закручивание гаек и мы не можем получить паспорт сделки без вышеуказанных документов и, следовательно, произвести оплату». 

Тем не менее, с помощью образности можно смягчить сухость делового языка, разнообразить интонационный рисунок текста, при необходимости придать речи экспрессивные оттенки.  

Выбор этикетных средств в первую очередь обусловлен коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых высказываний и языковых моделей не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт, объективность в оценке производственных ситуаций подскажут правильный выбор слов и выражений.

Этические нормы деловой переписки

Немаловажный аспект деловых отношений — вопросы этики между деловыми партнерами. В переписке она проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых и к адресанту, и к адресату.

Составителям деловых писем не рекомендуется:

  • Побуждать адресата к спешке при вынесении решения: «Срочно», «Незамедлительно», «В наиболее короткие сроки». Более приемлемыми будут формулы «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении». 
  • Навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса: «Прошу изучить и решить вопрос положительно», «Прошу утвердить эту кандидатуру». 
  • Намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительную часть письма формулировку «Предлагаю внимательно изучить…». 
  • Начинать послание с констатации отказа в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Сначала следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться. 

Получатель деловой корреспонденции, с точки зрения этических норм, должен быстро ответить отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничества и приведет к разрыву деловых отношений. 

Безусловным нарушением этических норм деловой переписки, выражением неуважения является форма ответа, при которой письмо-запрос или предложение возвращается к адресанту с размещенной на нем ответной информацией (особенно, написанной на нем от руки) без обращения, заключительной фразы.

По правилам, заключительная форма вежливости размещается на правой стороне письма под заключительной строкой основного содержания. И выносится в отдельную строку, обычно с дополнительным интервалом. В отличие от вступительного обращения, заключительная формула вежливости безлична и обращена одновременно и к организации, и к ее сотрудникам: 

«С уважением…», «С глубоким уважением…», «С пожеланиями успехов…», «С наилучшими пожеланиями…».  

Материал подготовлен на основе лекции преподавателя Русской Школы Управления Натальи Абрамовой.

Подписывайтесь на телеграм-канал Русской Школы Управления @rusuprav

Источник: https://uprav.ru/blog/rechevoy-etiket-v-delovoy-perepiske/

Деловой этикет: пишите правильные письма!

Когда пишется уважаемый в деловых письмах

Если вы думаете, что эпистолярный жанр канул в Лету, вы глубоко ошибаетесь.

В быту, не поспоришь, стало привычным звонить по телефону или обмениваться моментальными сообщениями ICQ — просто и быстро.

Однако в деловых взаимоотношениях по-прежнему письма играют важную роль: телефонный разговор, переписку по «аське» к делу не подошьешь: здесь нужны более серьезные документы. 

Относиться к написанию деловых писем необходимо щепетильно и ответственно. Для любого делового письма, в том числе посылаемого по электронной почте, рекомендуется использовать фирменный бланк , где указаны реквизиты организации.

Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, и с ней можно иметь дело. Обязательно указать дату написания письма. Месяц желательно писать буквами, сокращения, типа 20.01.02, приняты только в России и в международной практике не употребляются.

Деловое письмо должно содержать заголовок , раскрывающий содержание текста. Это значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных и направили нужному сотруднику. Тема письма подчеркивается или пишется заглавными буквами.

Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.

Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в письме, и оно складывается так, чтобы адрес получателя оказался в окошке.

Адрес пишется в следующем порядке: номер дома, улица, название города, области, республики (штата, графства, кантона и т.п.), почтовый индекс, страна.

После адреса — инициалы и фамилия адресата. Перед инициалами ставятся сокращения «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам». Если у адресата есть звание или титул, лучше вместо обращения «Господин» указать его.

Во всех западноевропейских странах и в США опускать титулы считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии.

Во Франции и в Англии дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, но его не принято упоминать в тексте письма.

Слова «Господин» и «Госпожа» не принято употреблять без фамилии, и их всегда сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы желательно писать полностью.

В Англии после имени адресата часто пишется вежливое обращение «Эсквайр» (Esquire — Esq.), причем оно никогда не употребляется в совокупности со словом «Господин».

Если вы хотите послать письмо лично, то после фамилии укажите: «Лично» (Private — для Англии, Personal — для США).

Если письмо адресовано фирме и должно быть прочитано определенным человеком, употребляется выражение «Вниманию г-на…» (Attention of…). Можно послать письмо на адрес фирмы лицу, чей адрес неизвестен, а фирма, в которой он работает, поддерживает с ним деловую связь, указав «Через» (Care of или C/O).

Вступительное обращение традиционно состоит из слов «Уважаемый г-н (г-жа) + фамилия» или «Дорогой г-н (г-жа) + фамилия». В официальных письмах не принято обращаться на «ты», даже если в жизни вы накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия».

Не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вправе подумать, что вы его на самом деле не очень-то уважаете.

Хорошее впечатление производят деловые письма, в которых после приветствия содержат некое вступление-комплимент . Обычно говорят о том, что рады приветствовать столь известную фирму, что для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру большой честью и т.п. Можно выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

Плохое впечатление производят деловые письма, содержащие словесный мусор ( «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам », излишнюю вежливость (« Будьте любезны, прочтите это письмо, пожалуйста »), бессодержательные прилагательные ( выдающийся, восхитительный, замечательный ), лишних местоимений (« мы все рады сотрудничать с вами и вашей фирмой »).

Письма, составленные в таком стиле, всегда создают впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Они оцениваются как менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже».

Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.

При написании деловых писем не стоит употреблять директивные фразы-указания вам следует связаться с нами по телефону… »).

Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Не стоит высокомерно указывать партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: « Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону.. .».

Смысл тот же, но тон письма настраивает на более доброжелательное к вам отношение.

О писывая деятельность своей фирмы, для создания впечатления конкретных достижений обратите внимание на выбор глаголов . Глаголы совершенного вида говорят о реальных результатах: выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п .

Глаголы несовершенного вида создают более неопределенные по отношению к результату деятельности: производим, работаем, выполняем, участвуем . Они дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах.

Использование глаголов совершенного вида создаст впечатление конкретных успехов, а значит создаст впечатление солидности и респектабельности вашей фирмы.

В письме-просьбе , по возможности, сжато укажите причину, саму просьбу сформулируйте чётко, заранее поблагодарите за исполнение.

В знак благодарности за ответ, как выражение готовности к сотрудничеству или в качестве информационного сообщения пишутся письма-извещения . Под таким письмом достаточно поставить подпись референта.

Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда с помощью телефонных переговоров или личного контакта не удается получить желаемый результат. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить взятые на себя обязательства.

Письмо-подтверждение является гарантией ранее данных обещаний или уже оговоренных условий. Такое письмо является выражением вежливости и уважения к партнеру. В письме-претензии должна содержаться сама претензия, основание для её предъявления и конкретные требования.

В ответ на претензию пишут письма-отказы . Начинать и заканчивать такое письмо лучше с позитивной информации: например, перечислением того, с чем вы согласны, затем объяснить причину отказа. Письмо поможет, несмотря на отказ, поддержать нормальные отношения с клиентом или партнером.

Письмо-извинение обычно содержит изложение причин, по которым внезапно нарушается предварительная договоренность. В ряде случаев такое письмо направляется после уведомления по телефону.

Гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за что-либо с указанием вида операции, которую предстоит произвести.

Письмо заканчивается фразой «Оплату гарантируем» и указанием своих банковских реквизитов и имеет две подписи — руководителя и главного бухгалтера.

Поздравления, благодарности, соболезнования лучше писать от руки, чтобы подчеркнуть искреннее и индивидуальное отношение к партнёру.

Письмо, содержащее серьезное деловое предложение , предполагающее денежные взаиморасчеты на солидную сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или e -mail. В идеале почтовый курьер должен вручить его лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом.

В деловом письме обязательно должна присутствовать заключительная формула вежливости : «С почтением», «С уважением». В официальном письме за рубежом, как правило, употребляется Very truly yours («Искренне ваш»). Причём в ответном письме желательно употребить ту же формулу вежливости, что и в полученном.

Как видите, всё очень просто, хотя условностей более чем достаточно. Пишите письма!

Источник: https://www.pravda.ru/society/223657-etiket_10/

Поиск ответа

Когда пишется уважаемый в деловых письмах

Всего найдено: 33

В деловом письме при обращении: уважаемый Иван Иванович! Нужен ли пробел перед восклицательным знаком?

Ответ справочной службы русского языка

Перед восклицательным знаком пробел не нужен.

Добрый день. Пожалуйста, подскажите, с какой буквы правильно писать местоимение во 2 и 3 предложениях? Уважаемый Иван Иванович! Сообщаем Вам о необходимости рассмотреть ситуацию, возникшую на Вашем/вашем предприятии. Ситуация, связанная с Вашим/вашим работником Ивановым.

Ответ справочной службы русского языка

Написание местоимения с прописной буквы во всех указанных случаях будет корректным.

Здравствуйте. Скажите, будет ли корректным следующее письменное обращение к Клиенту интернет-магазина: Уважаемый Иван Иванович, добрый день! Вас приветствует интернет-магазин товаров для дома… В данном случае приветствие двойное, чем его заменить не знаю или можно оставить так как есть? Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Ошибки в данном случае нет.

Здравствуйте! Уточните, пожалуйста, вопросы по оформлению делового письма: 1. Равнозначны ли выражения «Здравствуйте, Иван Иванович!» и «Уважаемый Иван Иванович!» при написании делового письма. Эти обращения пишутся слева с красной строки или по центру? 2.

Согласно правилу, после запятой пишем со строчной буквы. Тогда верно ли, что текст письма будет выглядеть следующим образом (смущает начало абзаца со строчной буквы): Уважаемый Иван Иванович, высылаю материалы по теме… 3.

Если в случае употребления фразы «Уважаемый Иван Иванович!» в начале письма рекомендуется заменить завершающую фразу «С уважением,…» на что-то другое, то, подскажите, пожалуйста, наиболее нейтральное или даже универсальное и в то же время уважительное синонимичное выражение.

Ведь «Жду Вашего ответа», «Удачи» и т.д. далеко не всегда соответствуют ситуации общения. Заранее благодарю за ответ!

Ответ справочной службы русского языка

1. Эти выражения не равнозначны. В деловой переписке более употребительна этикетная формула со словом «уважаемый».

2. Все верно. Но употребительнее — восклицательный знак после этикетной формулы и абзац с прописной буквы.

3. Можно просто не писать «с уважением».

Здравствуйте! Возник спор с коллегами: как правильно обращаться к корейцу в официальных письмах? Например, «Уважаемый Ким Те СУ!» или «Уважаемый Те Су!». Коллеги предлагают по аналогии с русским вариантом «Уважаемый Иван Иванович!» использовать только имя, но мне кажется, что это неправильно. Хотелось бы получить ответ с ссылкой на правила русского языка. Спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Возможно: Уважаемый господин Ким!

Иногда советуют начинать деловое письмо с обращения «Уважаемый господин», и этому совету многие следуют. Мне же предлагаемая конструкция кажется нелепой, ведь слово «господин» и так подразумевает уважение к адресату. Действительно это очередное «масло масляное» или я ошибаюсь?

Ответ справочной службы русского языка

Такое начало неудачно для делового письма. Если адресат известен, то нужно именовать его: Уважаемый Иван Иванович! Если имя неизвестно (что бывает реже), то указать должность: Уважаемый господин председатель! При обращении к нескольким лицам «Уважаемые господа!» — корректно.

Здравствуйте! Нужен ли восклицательный знак в конце каждого предложения в поздравлении? Примерный текст: Уважаемый Иван Иванович Примите поздравления с днем рождения Желаю новых достижений и успешной реализации всех планов Здоровья, процветания, благополучия Заранее благодарю за ответ.

Ответ справочной службы русского языка

Восклицательный знак нужен после обращения: Уважаемый Иван Иванович! Не будет он лишним и в последнем предложении: Здоровья, процветания, благополучия! Остальные предложения можно закончить точкой.

Допустимо ли в начале пиделового письма выражение » Уважаемый Иван Иванович» и в конце письма » С уажением, …»?

Ответ справочной службы русского языка

Следует выбрать: «уважаемый» или «с уважением».

Здравствуйте, уважаемая Грамота! Хотела бы уточнить как правильно пишется в письме: если стоит в начале письма обращение «Уважаемый Иван Иванович!, далее текст, то в конце можно писать с «С уважением, Генеральный директор …» или уже не пишется фраза «С уважением». Заранее спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Дважды говорить об уважении не обязательно.

Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, как правильно пишется: «Уважаемый, Иван Иванович!» или «Уважаемый Иван Ивановч!». В мои обязанности входит переписка с организациями, и я сомневаюсь, необходимо ли ставить запятую перед именем или нет. Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Запятая не ставится. Слово уважаемый входит в состав обращения. Ср.: Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович!

Добрый день!
Ответьте пожалуйста. При подписании делового письма я пишу «С уважением, (подпись) фамилия» надо ли в этом случае ставить запятую? И еще, правильно ли, если обращаемся «Уважаемый Иван Иванович!», а в конце письма подписываем «С уважением»?
Спасибо Татьяна.

Ответ справочной службы русского языка

После слов «С уважением» в концовке письма принято ставить запятую. Сочетание «Уважаемый» в обращении и «С уважением» в подписи не рекомендуется.

Здравствуйте, в каких случаях в обращении Уважаемый Иван Иванович после слова уважаемый нужна запятая, если они есть, спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Запятая после уважаемый не нужна.

Добрый день! Подскажите пожалуйста допустима ли такая форма в документе? С Точки зрения правописания. ОРГАНИЗАЦИЯ ШАПКА ДАТА КОМУ

Уважаемый Иван Иванович направляем Вам:

Комерческое предложение

ТАБЛИЦА

Ответ справочной службы русского языка

Правильно с запятой: Уважаемый Иван Иванович, направляем Вам… Слово коммерческое пишется с двумя М.

Подскажите, пожалуйста, как правильно УВАЖИТЕЛЬНО обращаться к третьему лицу во множ.числе, т.е. пишется ли Вы, Ваше с большой буквы или с маленькой? Например, я обращаюсь в письме: «Уважаемые клиенты! Прошу Вас (или вас?) направить в наш адрес реквизиты…» Или: «Уважаемый Иван Иванович и Иван Сергеевич! В ответ на Ваше (или ваше?) обращение, предлагаю…»

Ответ справочной службы русского языка

При обращении к нескольким лицам местоимение вы пишется с маленькой буквы.

Если начале делового письма стоит «Уважаемый Иван Иванович!», то нужно ли в конце письма ставить » С уважением ,…»? (дополнительно хотелось бы получить развернутый ответ на этот вопрос)

Ответ справочной службы русского языка

Как правило, такого «двойного уважения» избегают, хотя это и не ошибка.

Источник: http://new.gramota.ru/spravka/buro/search-answer?s=%D1%83%D0%B2%D0%B0%D0%B6%D0%B0%D0%B5%D0%BC%D1%8B%D0%B9%20%D0%B8%D0%B2%D0%B0%D0%BD%20%D0%B8%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%BE%D0%B2%D0%B8%D1%87

Yurid-praktika
Добавить комментарий